31 lượt xem

Chế độ làm việc linh hoạt hay làm việc cố định cho công ty của bạn tốt hơn

Lịch làm việc linh hoạt là giấc mơ của hầu hết nhân viên văn phòng vì nó giúp cân bằng giữa công việc và gia đình. Tuy nhiên, lịch làm việc linh hoạt không chỉ nổi trội về ưu điểm mà nó còn tồn tại những khuyết điểm mà không phải ai cũng biết.

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội, lịch làm việc linh hoạt cũng có những hạn chế nho nhỏ (ảnh minh họa)



1. Cá nhân thường không thể tự kiểm soát được thời gian làm việc: Bình thường khi đến công ty, nhân viên thường mất 30 phút - 1 tiếng đồng hồ để khởi động trước khi làm việc. Chính sách làm việc linh hoạt sẽ tạo điều kiện cho nhân viên ỳ hơn khi cố ngủ thêm 1 chú, cố làm việc này việc kia thêm 1 tý.

2. Không có môi trường kích thích làm việc: Khi làm việc linh hoạt thì người ta tự cho mình cái quyền thích làm việc ở đâu thì làm và ở đó họ thích làm gì cũng được không ai kiểm soát. Điều đó đồng nghĩa họ có thể bị mất tập trung và nhiệm vụ chính. Thay vào đó họ sẽ làm những công việc khác, thú vui khác.

3. Không kiểm soát được tiến độ công việc: Do không thể tự kiểm soát được thời gian và không có môi trường kích thích làm viện nên nhân viên thường dẫn tới việc không kiểm soát được tiến độ làm việc. Sếp không biết được anh em làm tới đâu để thúc. Và rất khỏ để kiểm tra khi người đó không ở công ty và việc thì nhiều. Khi sếp nhớ ra thì lại không hỏi được.

Với chủ đề này có lẽ chúng ta sẽ còn phải giải quyết khá nhiều câu hỏi như: Vị trí nào nên áp dụng chính sách đó và vị trí nào thì không ? Chúng ta nên:

- Áp dụng giờ hành chính: nhân viên ngân hàng, nhân viên làm ở bộ phận hành chính và nhân sự, nhân viên lễ tân, kế toán, kiểm toán, trợ lý kinh doanh... Công việc hành chính văn phòng thường xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty
- Áp dụng linh hoạt thời gian: phóng viên, biên tập viên website, hướng dẫn viên du lịch, nhân viên thiết kế... Các công việc mang tính sáng tạo nhiều.

Cuối cùng , theo tôi nếu có áp dụng thì phải áp dụng phối hợp giữa Văn hóa trách nhiệm, Kiểm soát hành chính, Chế độ báo cáo và KPI. Tiếc là rất khó để có một bộ 4 hoàn hảo như thế.

Giả sử chúng ta có Nội quy làm việc khi áp dụng chế độ thời gian làm việc linh hoạt kết hợp Kiểm soát hành chính như sau:

- Làm linh hoạt miễn sao làm hết việc và đủ 6 tiếng hành chính / ngày (nhân viên có thể đến công ty + - 1 tiếng, tức là đến sau 7h và trước 9h. Sau đó nhân viên phải trả lại công ty -. + 1 tiếng tức là về trong khoảng thời gian từ 5h - 7h tối.)
- Nghỉ thứ 7
 

Chính sách này có vẻ sẽ được nhiều người ủng hộ. Nhưng phân tích sâu hơn sẽ thấy:

Nhân viên 9h đến công ty, + 30 - 60 phút chuẩn bị làm việc tức là 9h30 - 10h mới làm việc : lúc đó là gần trưa. Ngồi thêm 1 tí là ăn trưa. Đến tầm chiều 5h là các nơi tan sở, nhân viên vẫn ở lại đến 7h. Vậy từ 5h - 7h tối thì nhân viên làm gì ? Tất nhiên là làm hết công việc của mình. Nhưng thực tế là họ có làm hết công việc hay để lại hôm sau làm là 1 vấn đề. Không ai kiểm soát cái đó. Rất khó khăn.

Như thế là cần thêm Nguyên tắc làm việc để tạo ra Văn hóa trách nhiệm. Ví dụ:

- Việc trong ngày phải giải quyết / hồi đáp (nếu không giải quyêt được) ngay, nếu phát sinh sau 6h làm việc thì phải giải quyết/ hồi đáp trong 6h làm việc tiếp theo.
- Khi làm việc thì cần tuân theo nguyên tắc.
1. Nhân quả trong hiện tại
2. Win - win
3. Ăn 1 quả trả cục vàng
4. Đền đáp tiếp nối
- Hiểu được giá trị cạnh tranh cốt lõi (vì cộng đồng) và giá trị văn hoá cốt lõi.

Dưới Nguyên tắc làm việc sẽ có cái KPI. KPI này sẽ bao gồm:
- KPI quá trình (từ quy trình và mô tả công việc)
- KPI mục tiêu (từ chiến lược công ty giao)
- KPI hành vi (từ nội quy, văn hóa).
3 KPI này sẽ chia ra làm 2 đánh giá Kết quả công việc vs Tuân thủ Nội quy và gắn với thu nhập (thưởng phạt). Tuy nhiên KPI xây không dễ. Nhất là với các vị trí công việc có tính sáng tạo như ở trên. Thôi thì lại trông chờ vào Văn hóa vậy.

Điểm cuối chính là chế độ báo cáo và kiểm soát công việc. Ngày trước khó trong việc này nhưng giờ dễ hơn do đã có phần mềm. Nói chế độ cho sang thực ra là 2 công cụ:
- Kế hoạch công việc năm, tháng, tuần, ngày: là một file excel hoặc phần mềm với nội dung các công việc, thời gian thực hiện, mục tiêu đạt được và người phụ trách.
Xu hướng chung của các doanh nghiệp là lịch làm việc 8 tiếng một ngày, tuy nhiên có những doanh nghiệp, công ty chuyển sang định thời gian làm việc theo cách riêng của họ nhằm thu lợi cao nhất có thể. Các lịch trình này cung cấp cho nhân viên sự tự do để quản lý giờ làm việc theo cách họ muốn với điều kiện là hoàn thành hết tổng số giờ làm việc đã được quy định. Có nhiều cách để thực hiện chương trình lịch làm việc linh hoạt thông qua tuần làm việc nén, giờ làm việc nén hoặc tự do làm việc tại nhà…Nói chung làm việc theo cách nào không quan trọng, quan trọng là phải hoàn thành định mức công việc đã được giao và bảo đảm hoàn toàn độ chính xác.

Tuy nhiên lịch làm việc linh hoạt như thế có thực sự hợp lý, thực sự phù hợp? Những lợi ích và tác hại mà nó đem đến cho người lao động là gì? Dưới đây sẽ là câu trả lời:

Ưu điểm của lịch làm việc linh hoạt

Hầu hết nhân viên đều thích lịch làm việc linh hoạt vì nó giúp họ cân bằng cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả. Ví dụ, trước đây bạn sẽ phải làm 8 tiếng một ngày và trong 8 tiếng đó bạn chỉ được “đóng đô” ở văn phòng thì giờ đã khác. Lịch làm việc linh hoạt cho phép bạn bớt chút thời gian dành cho gia đình và các hoạt động cá nhân miễn là bạn đảm bảo bù đủ số giờ đã thiếu. Một tính toán nhỏ để minh chứng cho lịch làm việc lịnh hoạt đó là: Nếu bạn dành một ngày để nghỉ ngơi hay giải quyết các vấn đề cá nhân, thì sau đó bạn sẽ phải làm liền 12 tiếng mỗi ngày (trong 2 ngày) để bù vào tám tiếng đã “vay” trước.

Ngoài việc tạo điều kiện cho nhân viên được ở bên gia đình, người thân và phục vụ những nhu cầu cá nhân thì lịch làm việc linh hoạt còn tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển. Điều này cũng có lợi trong những trường hợp thời tiết xấu, giúp nhân viên tránh được những khó khăn nhất định.

Tính linh hoạt trong công việc là yếu tố quyết định năng xuất của một nhân viên và tác động trực tiếp tới thành công của doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp ngày nay luôn cố gắng tạo điều kiện để các nhân viên có thể phát huy tính cách tuyệt vời này. Có nhiều người thích làm việc vào ban đêm vì họ cho rằng lúc đó là lúc làm việc năng xuất nhất, nhưng cũng có những người thích làm việc vào buổi sáng sớm. Trước đây, rất khó để có thể đáp ứng được tất cả những yêu cầu trên nhưng giờ mọi thứ đã trở nên dễ dàng hơn với lịch làm việc linh hoạt. Nó cho phép các nhân viên tự định thời gian công việc theo nguyên tắc của riêng mình và thực hiện theo lịch trình bản thân tự đề ra.

Nhân viên được làm việc trong môi trường thân thiện, thoải mái đó là động lực để họ cống hiến và lao động hết mình nhằm phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp. Nhân viên hạnh phúc khiến ông chủ cũng hạnh phúc. Lợi nhuận doanh nghiệp thu được tăng cao và điều này có lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

Nhược điểm của lịch làm việc linh hoạt

Tuy nhiên, cái gì cũng có hai mặt và lịch làm việc linh hoạt cũng không phải ngoại lệ. Ưu luôn đi liền với nhược và nhược điểm lớn nhất của lịch làm việc linh hoạt cũng bắt nguồn từ ưu điểm.

Nhân viên không dành 100% thời gian ở văn phòng và họ tự quyết định lịch trình làm việc dẫn đến ban quản lý khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động và tiến độ phát triển của từng người, từng bộ phận.

Nghỉ một ngày và sau đó phải bù giờ vào ngày hôm sau với lượng thời gian tăng lên ½ khiến cho nhiều nhân viên cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng. Điều này cản trở tiến độ cũng như chất lượng công việc. Thêm vào đó, nhiều nhân viên còn gặp khó khăn trong việc giải quyết công việc khi ở nhà và giải quyết từ xa. Bởi, những yếu tố môi trường, không gian, thời gian ảnh hưởng lớn đến tâm lý làm việc và thật khó để có thể hoàn thành tốt công việc trong tiếng trẻ con khó và tiếng xe xộ đi lại inh ỏi.

Không thể phủ nhận những điểm cộng lớn của lịch làm việc linh hoạt, tuy nhiên cũng không thể bỏ lơ những điểm trừ. Điều cốt lõi trong vấn đề này chính là ý thức quản lý thời gian của từng nhân viên. Nếu doanh nghiệp muốn áp dụng lịch làm việc linh hoạt vào tổ chức của mình thì điều tiên quyết đó là học cách quản lý từ xa để năm bắt tình hình hoạt động của nhân viên và tránh tình trạng nhân viên lạm dụng thời gian cho những nhu cầu không tên.

Đang tải bình luận,....